Aplicação da Gestão de Processos no Poder Judiciário

 

Um dos principais anseios da sociedade em relação ao Poder Judiciário é a celeridade dos julgamentos. E diante da modernização do poder judiciário, a celeridade é um dos principais objetivos a serem alcançados.

 

Por essas razões que se abraçam, justifica-se a busca de ferramentas eficazes para auxiliar na melhora contínua da produção de resultados.

 

A gestão dos processos é uma excelente ferramenta para promover a melhoria contínua dos processos de trabalho e atingir a celeridade almejada.

 

O mapeamento, a modelagem, a interface, e a simulação de processos revelam-se adequados e eficientes à missão de racionalizar recursos dentro do poder judiciário.

 

Através da aplicação das metodologias da gestão de processos, identifica-se a cadeia de valor, orientam-se todos os colaboradores no mesmo sentido, permite-se uma visão global de todas as atividades desenvolvidas, evita-se a duplicidade das atividades, desenvolve-se um sistema de avaliação dos resultados obtidos, que ao final, possibilita a melhora contínua da produção dos resultados.

 

Nesse contexto, a gestão de processos pode ser implementada em vários setores da Administração Pública, dentre eles no Poder Judiciário, com o objetivo de melhorar a forma como as atividades são realizadas, ou seja, de como um processo entra na unidade jurisdicional, como ele tramita e sai com um julgamento realizado.

 

Como exemplo de aplicação da gestão de processos, vejamos o âmbito interno de unidade jurisdicional de segundo grau, especificamente no trabalho relacionado com a tramitação e julgamento de recursos.

 

De forma simplificada, verifica-se abaixo o fluxo percorrido pelos autos judiciais dentro da unidade jurisdicional.

 

Vejam que nas fases atuais de travamento, existe a possibilidade de inserir etapas de melhoria que dão mais qualidade e celeridade ao fluxo, otimizando o trabalho de todos os servidores.

 

Com simples preenchimentos de novas etapas inseridas, ganha-se movimentação e celeridade. Isto fará com que as próximas etapas sejam mais breves e eficazes em suas matérias.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A gestão de processos analisa um processo de trabalho atual, busca seus pontos fracos e fortes, encontra soluções, implanta modificações, confere os resultados e, como num ciclo interminável, busca novas melhorias.

 

Da literatura, tem-se a “gestão de processos como conjunto de técnicas para garantir que os processos-chave sejam monitorados e constantemente melhorados” (RUMMLER; BRACHE, 1994 apud MARCELINO, 2008, p. 33); ou ainda, “a gestão de processos deve buscar a melhoria sustentável no desempenho da organização.” (FLORAC, 1999; AMARAL, 1999 apud MARCELINO, 2008, p. 33).

 

Ainda, tem-se que a gestão de processos “proporciona a análise da situação atual, visando posteriores mudanças (melhorias).” (FLORAC, 1999 apud MARCELINO, 2008, p. 33). Permite a “análise dos erros como oportunidades de melhorias e prevenção” (FLORAC, 1999, apud MARCELINO, 2008, p. 33).

 

Conforme citados anteriormente, os elementos da gestão de processos são o mapeamento, a modelagem, a gestão de interfaces e a simulação de processos.

 

O mapeamento dos processos tem como função descrever os processos de trabalho, identificando o seu caminho, resultados e entraves. Por meio dele, a visualização de todo o processo de trabalho fica facilitada uma vez que é feita em toda a sua extensão e de forma global.

 

Têm-se como resultados da utilização do mapeamento de processos: o aumento da competitividade, a maior compreensão dos procedimentos, a maior rapidez nas soluções e o aumento dos resultados da organização. (MARCELINO, 2008).

 

A modelagem visa agrupar e organizar os dados do mapeamento, de forma a simplificá-los e uniformizá-los, de modo a facilitar seu entendimento e possibilitar sua integração com vários processos de trabalho.

 

A interface de processos é o elemento da gestão de processos que liga um processo de trabalho a outro, evitando-se o retrabalho (SANTOS, 2001 apud MARCELINO, 2008, p. 33).

 

A simulação de processos é a possibilidade de antecipar como a alteração de um processo de trabalho vai influenciar em determinados resultados. Geralmente utiliza-se de indicadores de desempenho e processos gráficos informatizados.

 

Como visto, o mapeamento de processos de trabalho é um elemento da gestão de processos que possibilita a visão completa de determinado processo de trabalho, que vai identificar eventuais travamentos e gargalos e permitir o encontro de soluções.

 

A implantação da gestão de processos pode ser realizada através do Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), que visa à melhoria contínua dos processos (MARCELINO, 2008).

 

O planejamento (Plan), como verificado no início do artigo, tem o intuito de motivar todos os colaboradores da organização envolvidos no processo de trabalho a ser melhorado. Também visa dar prioridades e encontrar oportunidades de melhoria e pontos críticos.

 

Na execução (Do) do planejamento é importante e deve ser exigido o comprometimento de todos àqueles que foram motivados.

 

A verificação dos resultados (Check) serve para o controle das reformulações postas em práticas. Nesta fase, por exemplo, observa-se a eficiência da triagem de recursos, ou seja, verifica-se se ela não está mais atrasando do que adiantando o fluxo de trabalho.

 

Por fim e dentro da filosofia da melhoria contínua, uma das etapas mais importantes do ciclo é a ação (Act). Com os resultados, observam-se os erros e acertos, planejando-se novos incrementos no processo de trabalho. Caso a triagem de recursos esteja atravancando todo o resto das atividades do processo de trabalho, como nova melhoria pode-se deslocar mais um servidor para essa atividade.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REFERÊNCIAS:

 

MARCELINO, Luciano Rodrigues. Gestão de processos e fluxos de trabalho: livro didático. Palhoça: Unisul Virtual, 2008.