Gestão Jurídica - 4 maneiras para potencializar a produtividade do seu escritório

 

Sabe-se que a constante preocupação com a produtividade não é nenhuma novidade dentro das grandes empresas. Nenhuma corporação que almeja ganhar mais espaço no mercado esquece de explorar esse fator competitivo.

Todos buscam resultados, desde o cumprimento dos objetivos às metas lançadas pelos clientes. Sendo a produtividade um fator primordial no quesito resultados, as empresas priorizam o planejamento e eficiência dos processos internos, uma vez que os resultados estão diretamente relacionados à gestão dos processos internos.

Quando falamos de produtividade no ambiente dos escritórios de advocacia, nem sempre as regras que se aplicam às empresas cabem no cotidiano da gestão dos escritórios.

As burocracias legais existentes e muitas vezes a pessoalidade na prestação de serviços ainda trazem a necessidade de se repensar no conceito produtividade para essas empresas.

É fato que os escritórios sabem que tempo é dinheiro, pois, de certa forma, muitos surgiram adotando a fórmula do time sheet. Porém, o mercado atual está cada dia mais competitivo. Portanto, mais que trabalhar por hora, o advogado precisa fazer mais em menos tempo através de uma gestão jurídica eficiente.

Assim como nas grandes empresas, os escritórios de advocacia devem se movimentar para o cumprimento dos objetivos com excelência. Nesse sentido, agrupamos algumas dicas valiosas que podem fazer a diferença e potencializar a produtividade dentro dos escritórios e consequente melhora na gestão jurídica:

1. Organização das Atividades/Gestão por processos:

A gestão por processos, um dos modelos com maior ênfase em resultados, está relacionada ao sistema de qualidade e formalização dos fluxos de atividades diárias, permitindo o monitoramento e controle das tarefas direcionadas às metas e objetivos traçados.

Tal gestão permite a redução de custos, mediante o expurgo de retrabalho, funções mal delineadas e correção de processos supérfluos, além de uma maior integração entre os membros da Organização, através da visão sistêmica do negócio. A gestão por processos trará expressivos ganhos para seu escritório.

2. Controladoria Jurídica/Qualidade:

A controladoria jurídica, dando continuidade à gestão por processos, transmite, através de uma ferramenta tecnológica, as informações necessárias para uma gestão estratégica, tomadas de decisões e controle de resultados, mediante ao monitoramento de fluxo através dos indicadores de desempenho.

Com a controladoria jurídica, garante-se a  confiabilidade dos resultados, cumprimento dos processos, bem como que todos os recursos estejam alinhados com o planejamento estratégico.

3. Motivação dos colaboradores:

O plano de carreira, assim como a avaliação periódica dos colaboradores, e indicadores de desempenho atrelados à bonificações, permitem uma equipe integrada e motivada, que encontra amparo na realização pessoal ao mesmo tempo em que se responsabiliza pelos resultados.

Práticas de reuniões pontuais para análise de relatórios de resultados, aliados a treinamentos e métodos de feedback, também permitem o desenvolvimento de competências e a gestão do conhecimento. Além da extração de informações conexas que permitem maior interação com os clientes.

4. Como ser mais produtivo?

 

Atualmente é muito fácil observar no mercado profissionais perdidos com 10 aplicativos, 3 softwares e mais um monte de ferramentas tecnológicas voltadas para medir produtividade.

O mercado de softwares jurídicos está tentador, mas na hora de escolher, pense em workflow. Escolha aquele que oferece a oportunidade de trabalho com conexões entre todas as áreas envolvidas no processo. Ou seja, que proporcione a “comunicação” de fluxo entre as áreas.

Outra dica de ouro: Escolha uma boa ferramenta e domine a mesma de forma a entender todas as suas funcionalidades.

Dica de ouro 2: Pense no dia a dia dos usuários da ferramenta e escolha um layout clean e amigável, que seja mais intuitivo. E que não necessite utilizar 5 telas para cadastrar uma informação.

Nos escritórios de advocacia, assim como nas demais empresas, é essencial trabalhar com as ferramentas certas, escolhendo algumas poucas que atendam às suas necessidades e auxiliem no desenvolvimento da gestão jurídica

Ser mais produtivo na era da informação é um desafio para qualquer negócio.

 

Mas os benefícios compensam e geram um diferencial competitivo no mercado. Quem não gosta de trabalhar colhendo bons resultados e com destaque diante da concorrência, não é mesmo? Sem produtividade, isso é praticamente impossível!

Priscylla Spencer

Engenheira de Produção / Especialista em Gestão de Processos