Como administrar a "massa" na cadeia jurídica

 

 

Já ouviram falar em contencioso de massa? Para nós, engenheiros, não é um termo comum, mas para os escritórios de advocacia, já é um jargão mais que comum principalmente para os escritórios onde o core business é cuidar e solucionar causas pequenas demandadas contra grandes empresas. Nesse modelo de negócio, os advogados dos escritórios cuidam de muitos processos, muitos mesmo, dezenas de milhares, acionados contra as empresas, principalmente na área de direito do consumidor. Esse grande volume de processos, chamado de “massa”, abriu portas para que profissionais de outras áreas, não jurídicas, conduzissem a administração e controlassem a produção dessa cadeia.

 

As empresas contratam escritórios de advocacia para cuidar dessas ações, e os escritórios contratados precisam se organizar para cuidar e dar conta do trabalhão que é administrar esses processos. Vocês devem estar pensando, mas o que tem a ver processos jurídicos com administração e produção? Eu respondo, tem tudo a ver, explico nas próximas linhas desse artigo.

 

Cuidar de um grande volume de ações jurídicas é “semelhante” a cuidar ou desenvolver um grande volume de peças automotivas para montagem de carros, ou montar cestas de natal onde essa montagem passa por várias células, cada um delas responsável por um produto que compõe a cesta, ou ainda, como embalar produtos cosméticos em grande linha de produção. Estão pensando e perguntando: “linha de produção para cuidar de processos jurídicos!?”

 

Acham que não? Pois eu digo que sim, é possível sim, basta imaginar que só muda o produto. E quando se trabalha com “contencioso de massa”, adotar a metodologia para cuidar do grande volume de ações em linha de produção, já é uma realidade para alguns escritórios brasileiros. Isso porque o fluxo de uma ação, até seu desfecho, passa por várias etapas, e muitas dessas etapas não necessitam da análise técnica de um advogado, então por que não deixar o advogado apenas desenvolvendo as atividades técnicas?

 

Por se tratar de um modelo onde a rentabilidade é pequena, comparado aos escritórios onde o core é direito tributário e outros, o contencioso de massa para ser rentável precisa ser muito bem formatado e administrado. Para isso, faz-se necessário a identificação das oportunidades de melhoria e criação de um workflow otimizado, com atividades distintas em cada célula do processo, técnicas e administrativas.

 

Criar procedimentos, fluxos de trabalho, identificar e centralizar atividades administrativas ao longo do processo de vida de uma ação torna-se uma alternativa com baixos custos para os escritórios. Esses parecem mais um call center, ou até mesmo uma linha de montagem como vimos em fábricas, do que um escritório de advocacia. Aluguel de galpões para implantação de uma operação dessas, também já é fato concreto. Glamour que nada, para ser rentável, é necessário ter de baixos custos.

 

A multidisciplinaridade nas equipes dos escritórios de advocacia é uma estratégia de sucesso. Assim como em outras empresas, ter profissionais formados em outras áreas, como administração, engenharia de produção, especialistas em gestão da qualidade e financeira, vem sendo a nova realidade de alguns escritórios. Criar fluxos, montar procedimentos, criar e analisar indicadores, e administrar área financeira, não é função de advogado, por isso, a necessidade de ter profissionais especialistas nessas funções.

 

A Engenharia de produção consegue atender com excelência as necessidades e carência de organização dos fluxos nos escritórios e departamentos jurídicos das empresas. É uma engenharia que se dedica a concepção, melhoria e implementação de sistemas que envolvem pessoas, materiais, informações, equipamentos e o ambiente, de forma dinâmica, envolvendo todas as áreas que atuam no processo. É essa integração que precisa ser implementada, nos escritórios jurídicos, através de fluxos em linha de produção, pois conforme mencionado acima, o fluxo das atividades jurídicas também pode ser tratado como linha de produção, onde advogados desenvolvem atividades técnicas e outros profissionais, as atividades administrativas, que fazem parte do ciclo de vida útil de cada ação judicial.

 

Para começar a organizar seu escritório, comece replanejando, mapeando os processos, identificando os pontos de melhoria. O mapeamento, a modelagem, a interface e a simulação dos processos revelam-se adequados e eficientes à missão de racionalizar a alocação dos recursos dentro de um escritório, ou dentro de uma organização, sem elevados custos financeiros. 

 

Concluo dizendo que a gestão dos processos aliada a multidiscplinaridade nas equipes é uma excelente ferramenta para promover a melhoria contínua dos processos de trabalho e atingir um bom nível de celeridade em toda cadeia.

 

Priscylla Spencer